제주대학교 연구노트 관리지침

제정  2009. 12. 17.

개정  2012. 06. 29.

개정  2017. 02. 17.

개정  2018. 02. 19.

개정  2020. 02. 13.

개정  2021. 05. 03.

제 1 장  총  칙

제1조 (목적) 이 지침은 제주대학교가 연구개발사업의 수행을 통해 얻은 정보와 데이터, 노하우 등을 체계적으로 관리하고 활용하기 위하여 연구노트의 작성과 관리에 관한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조 (적용대상 및 범위) ① 이 지침은 제주대학교에서 수행하는 다음 각 호의 연구개발사업의 연구개발과제에 적용한다.

1. 국가연구개발사업인 경우는 제주대학교 연구노트 관리지침을 따른다.

2. 협약이 정하는 바에 따라 연구노트를 작성하고 관리해야 하는 사업은 협약이 정하는 바에 따른다.

② 연구개발과제 성격을 감안하여 적용대상에서 제외하고자 할 때에는 해당사업 전문기관의 장과 협의하여야 한다.

제3조 (용어의 정의) 이 지침에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. “연구자”란 제2조1항에서 정한 연구노트 작성 적용 연구개발과제에 참여하는 참여자를 말한다.

2. “연구책임자”란 제2조1항에서 정한 연구노트 작성 적용 연구개발과제 협약 시 연구수행의 책임자로 지정된 자를 말한다.

3. “연구노트”란 국가연구개발혁신법 제35조제2항에 따른 연구노트로서 연구개발과제 수행을 통하여 얻은 정보, 데이터, 노하우 등을 체계적으로 기록한 자료를 말한다.

4. “서면연구노트”란 제본된 노트에 필기구 등을 이용하여 내용을 기록하는 연구노트를 말한다.

5. “전자연구노트”란 「전자문서 및 전자거래 기본법」제2조제1호에 따른 전자문서 또는 제5조제2항에 따른 전자화대상문서의 형태로 내용을 기록·저장하는 연구노트를 말한다.

6. “사용 중 연구노트”란 연구수행 과정에 사용하는 연구노트를 말한다.

7. “사용 후 연구노트”란 연구사업의 종료 또는 중단으로 사용이 중지된 연구노트를 말한다.

8. “기록자”란 연구개발과제에 참여하면서 연구노트에 직접 기록하는 연구자를 말한다.

9. “확인자”란 연구노트의 내용을 확인하고 서명하는 자를 말하며, 연구책임자로 지정하는 것을 원칙으로 한다. 다만, 연구책임자가 따로 지정할 수 있다.

10. “공인전자문서센터”란 ｢전자문서 및 전자거래 기본법｣ 제2조 9호 및 제31조의2 1항에 따라 타인을 위하여 전자문서를 보관 또는 증명하거나 그 밖에 전자문서와 관련된 업무를 수행하는 자로서 과학기술정보통신부장관으로부터 공인전자문서센터로 지정받은 자를 말한다.

제 2 장  연구노트의 작성

제4조 (연구노트의 요건) ① 서면연구노트는 다음 각 호의 요건을 충족하여야 한다.

1. 연구개발기관명, 연구개발과제명, 연구노트의 관리를 위하여 정한 일련번호 및 각 장에 쪽 번     호가 적힌 제본된 형태일 것

2. 기록자·확인자의 서명 및 기록·서명날짜가 기재되어 있을 것

② 전자연구노트는 다음 각 호의 요건을 충족하여야 한다.

1. 기록자의「전자서명법」제2조제5호에 따른 전자서명인증 기능

2. 기록한 날짜와 시각의 자동기록 기능

3. 입력기록을 수정했을 경우 영구적으로 남는 수정표시 기능

4. 기록물의 위․변조 확인 기능

제5조 (작성항목) ① 연구노트에는 목적, 실험방법 및 과정, 결과 및 실패로 간주되는 데이터를 포함하여 실험의 과정에서 발생하는 모든 연구내용을 시간 순으로 기재하여야 한다.

② 이외에 연구노트에는 연구수행내용에 따라 다음 항목을 필요에 따라 작성한다.

1. 연구목적

2. 특이한 사항이나 관찰내용

3. 실험을 중단한 경우의 사유

4. 발명의 착상 또는 착상을 실행하기 위한 연구계획

5. 논의 및 결론

제6조 (작성방법) 연구노트를 작성할 때에는 다음 각 호에 따라 작성하여야 한다. 다만, 제4호부터 6호까지는 서면연구노트에만 해당된다.

1. 제2조 1항에 의한 연구노트 작성대상 과제에 대하여 연구자별로 연구노트를 각각 작성하게 하거나, 하나의 연구노트를 다수의 연구자가 공동으로 작성하게 할 수 있다. 이 경우 모든 연구자는 연구노트를 작성하는 것을 원칙으로 한다.

2. 연구노트는 기재내용의 위조․변조 없이 객관적인 사실만을 상세하고 정확하게 기록하여야 한다.

3. 제3자가 연구개발수행 과정과 결과를 재현하는데 활용할 수 있도록 작성하여야 한다.

4. 작성내용을 수정․삭제하거나 연구노트에 자료를 부착하는 경우 이에 대한 서명과 날짜를 기재하여야 한다.

5. 빈 공간에는 사선을 긋고 여백임을 표시하여야 한다.

6. 기록내용이 장기간 보존되는 필기구로 작성하여야 한다.

제7조 (서명) ① 기록자가 한 명인 연구노트의 경우 연구노트 각 페이지의 해당란에 이름을 적고 서명 및 일자를 기록해야 한다.

② 기록자가 두 명 이상인 연구노트의 경우 연구책임자가 기록자 서명란에 서명하고 일자를 기재하며, 기록자는 본인이 기록한 내용 중 맨 끝부분에 서명하고 일자를 기재하여야 한다.

③ 기록이 지연된 경우 사유를 분명히 기재하고 서명한다.

④ 확인자는 주기적으로 연구노트의 내용을 확인하고 해당란에 이름을 기재하고 서명 및 일자를 기록해야 한다.

⑤ 확인자의 사정으로 인해 장기간 서명이 불가능할 경우 연구책임자는 다른 확인자를 선정하여 서명토록 해야 한다.

제 3 장  연구노트의 관리

제8조 (연구노트의 소유) ① 연구노트는 연구개발사업의 유형적 결과물로서 협약에서 별도로 정하는 경우를 제외하고는 모두 산학협력단의 소유로 한다.

② 연구자는 연구노트의 원본을 소유할 수 없으며, 해당분야의 연구 활용을 위해 사본을 소유하고자 하는 경우 그 사유를 명시하여 산학협력단에 제출하고 승인을 얻어야 한다.

③ 제2항에 따라 연구자가 연구노트 사본을 소유하는 경우에는 이를 임의로 타인에게 양도하거나 매매․공개할 수 없다.

제9조 (역할) ① 산학협력단장은 연구노트를 연구개발과제 관리, 연구개발의 연속성 유지 및 지식재산권 보호 등에 활용하여야 하며, 연구자를 통제할 목적으로 활용하여서는 아니 된다.

② 산학협력단장은 연구자가 연구노트를 성실히 작성할 수 있도록 환경 조성, 교육 프로그램 운영, 인센티브 제공 등 연구노트 작성 활성화를 위하여 노력하여야 한다.

③ 연구자는 제반 연구 수행과정 및 결과를 성실하게 연구노트에 기록하고 관리하여야 한다.

④ 확인자는 주기적인 확인과정을 통해 연구노트가 이 지침에 따라 성실하고 정확히 기록되는지를 확인하여야 한다.

⑤ 연구책임자는 제2조제1항에 의한 연구노트 작성대상 과제의 착수 통보를 받은 즉시 산학협력단으로부터 연구노트를 배부 받고, 연구노트가 성실하게 작성․유지․관리․보관될 수 있도록 연구자들을 교육, 지도 및 감독하여야 한다.

제10조 (보관 및 관리) ① 산학협력단장은 연구개발사업의 수행을 통해 얻은 연구노트를 보관하고 관리할 책임이 있다.

② 연구노트는 다음 각 호에 따라 보관·관리하여야 한다.

1. 연구노트의 보존기간은 연구개발과제 종료일부터 30년으로 한다. 다만, 연구개발과제 성격을 감안하여 별도로 정할 수 있다.

2. ‘사용 중 연구노트’는 연구책임자의 책임 하에 작성하고 보관하여야 한다.

3. 연구책임자는 ‘사용 중 연구노트’에 대해 ‘연구자’에 의한 개별관리 또는 연구책임자에 의한 통합관리 방침을 정하고 제3자에 의한 열람이 불가능하도록 시건․관리 상태를 수시로 점검한다.

4. 연구자는 연구개발과제가 종료 또는 중단되면 작성한 연구노트를 산학협력단에 반납하여야 한다.

5. 연구자는 퇴직, 휴직 및 참여변경 등의 사유가 있을 경우 해당 시점까지 작성한 연구노트를 산학협력단에 반납하여야 한다. 연구책임자는 연구개발과제가 종료되기 전이라도 보관 및 관리를 위해 필요하다고 판단되는 경우 산학협력단에 반납하여야 한다.

6. 연구책임자가 ‘사용 후 연구노트’를 산학협력단에 반납할 경우에는 [별표 1]에 따라 공개등급별 열람권한을 설정하여야 한다.

7. 공개등급별 열람권한에도 불구하고 산학협력단장이 판단하여 결정한 비상시에는 열람권한 자의 상위부서장이, 연구자 부재 시에는 직무를 인계받은 연구자가 연구노트를 열람할 수 있다.

8. ‘사용 후 연구노트’를 후속연구 및 유사연구 등에 참고하기 위하여 연구책임자가 공개를 요청하는 경우 산학협력단의 승인 하에 일정기간 연구책임자가 책임지고 보관하게 할 수 있다. 이 경우 연구책임자는 연구노트를 시건장치가 있는 서류 보관함에 보관하고 연구노트의 배부 및 보관현황에 대한 기록부를 유지․관리해야 하며, 대외비로 보안을 유지하여 관리해야 한다.

③ 산학협력단장은 연구노트의 관리대장 및 공개대장을 구비하고, 사본으로 공개된 경우에는 공개기간이 만료되는 즉시 회수하여 폐기하여야 한다.

④ 산학협력단은 제출된 연구노트 관련 모든 자료 중 서면연구노트 원본을 백업을 목적으로 전자화대상문서 또는 마이크로필름, 기타 전자매체 등 별도의 보존방법을 이용하여 보관할 수 있다.

제11조 (외국인 및 유치과학자의 연구노트 관리) ① 외국인 및 유치과학자에게는 본인이 작성한 연구노트 외의 다른 연구노트에 대한 열람을 불허하며 본인이 작성한 연구노트의 사본을 요구할 경우 학술연구진흥위원회에서 제공여부를 심의하여 결정한다.

② 외국인 및 유치과학자의 사용 중 연구노트는 교외 공개, 반출, 디지털화, 본인의 사본제작 등 외부 유출 가능행위를 금지한다.

③ 연구책임자는 외국인 및 유치과학자의 사용 중 연구노트에 대한 관리점검을 월1회 이상 실시하여 특이사항이 있을 경우 산학협력단장에게 보고하여야 한다.

④ 외국인 및 유치과학자의 활용기간 또는 연구기간 종료 시에는 연구노트를 활용부서장 또는 당해과제 연구책임자에게 반납하여야 하며 반납 받은 자는 즉시 산학협력단에 인계하여 보존토록 한다.

제12조 (분실 및 재배부) ① 연구자는 연구노트가 분실되지 않도록 유의하여야 하며 분실 시에는 연구책임자에게 즉시 서면으로 보고하여야 한다.

② 제1항의 경우 연구책임자는 산학협력단에 연구노트 분실 결과를 통보하고 재 배부를 요청할 수 있다.

③ 분실된 연구노트에 연구개발사업과 관련된 중요한 내용이 포함되어 있다고 판단될 경우 연구책임자와 산학협력단은 원본의 회수와 경위를 파악하는데 최선을 다해야 한다.

제13조 (공개)  ① 산학협력단이 소유한 연구노트는 특별한 사유가 없는 한 공개하지 않는다. 다만, 아래의 각 호에 대하여만 공개할 수 있다.

1. 산학협력단장의 승인을 거쳐 제주대학교 내 구성원에게 공개하고자 하는 경우

2. 학술연구진흥위원회의 심의를 거쳐 외부로 공개하고자 하는 경우

② 연구자가 연구노트를 연구개발성과 제출, 연구개발과제의 평가, 연구자보호(부정의심행위의 검증을 포함한다), 지식재산권 출원·보호 등에 활용하기 위하여 연구개발기관에 연구노트의 사용을 요청한 경우, 해당 연구자의 연구노트 사용권은 보장되도록 노력하여야 한다.

③ 연구자는 제2항에 따라 사용하는 연구노트를 사용용도 외의 용도로 사용하거나 임의로 다른 사람·기관·단체에 누설·유출·양도·매매하여서는 아니 된다.

제14조 (폐기) ① 산학협력단장은 보존기간이 경과한 연구노트 중 보관이 불필요하다고 판단 되는 경우 또는 보존기간이 경과하기 전이라도 기술 환경의 변화에 따라 보존가치가 없다고 판단되는 경우 이를 폐기할 수 있다.

② 제1항에 따라 산학협력단장이 연구노트를 폐기하고자 하는 경우 학술연구진흥위원회의 심의를 통해 폐기하여야 한다.

제15조 (전자연구노트) ① 연구내용 및 데이터를 전자문서형태로 기록하여 저장하고 검색 및 공유해야 할 필요가 높은 연구개발사업의 경우 전자연구노트를 사용할 수 있다.

② 전자연구노트는 연구관리시스템 및 성과관리시스템 등과 연동하여 운용할 수 있다.

③ 전자연구노트는 제주대학교의 자체 보관소 또는 제3의 공인전자문서센터에 보관할 수 있다.

제16조 (기타사항) 이 지침에서 정하지 않은 사항은 과학기술정보통신부의 ｢국가연구개발사업 연구노트 지침｣을 따른다.

부  칙(2017. 02. 17.)

제1조 (시행일) 이 지침은 공포한 날부터 시행한다.

제2조 (경과조치) 이 지침 시행 전의 종전의 지침에 의하여 처리한 사항은 이 지침에 따라 처리한 것으로 본다.

부  칙(2018. 02. 19.)

이 지침은 공포한 날부터 시행한다.

부  칙(2020. 02. 13.)

이 지침은 공포한 날부터 시행한다.

부  칙(2021. 05. 03.)

이 지침은 공포한 날부터 시행한다.

[별표 1]

연구노트 공개등급별 열람권한

구분	공 개 등 급	열 람 권 한
A	• 연구노트의 내용이 대외로 유출될 경우 기관의 Know-how 축적 및 재산적 가치에 중대한 영향을 미칠 것으로 예상되는 것 또는 유사분야의 연구에 적용이 가능한 핵심적인 내용이 기술된 것	기록자 및 연구책임자
B	• 연구개발기관의 Know-how로서 재산적 가치가 큰 기술에 대한 내용을 기술한 것으로, 자체보호를 위해 열람범위를 가급적 최소한 시킨 것	연구개발과제 참여자
C	• 연구개발기관의 Know-how로서 재산적 가치가 있는 내용을 기술한 것	연구개발과제 참여자 및 연구개발과제 관련자
D	• 연구노트의 기재내용에 대하여 별도의 보호조치가 필요하지 않은 것	학내 구성원

[별지 제1호서식]

연구노트 배부 신청서

1. 과제개요

지원기관		사업명
과 제 명
연구책임자		과 제 번 호
연구기간	~	연구비	원

2. 연구노트 신청 현황

기 록 자	소 속		성 명	(인)
확 인 자	소 속		성 명	(인)
작성기간	~		보관장소
신규/추가	신규발급( ) / 추가발급( )		기존노트번호	-
기록자가 2명 이상인 사유(해당시)

※ 연구노트 작성기간은 최대 총 연구기간까지 가능함

※ 기록자가 2명 이상일 경우 기록자란을 추가하여 기입

※ 기록자와 확인자는 동일인이 될 수 없음

※ 연구자는 연구노트가 분실되지 않도록 관리에 철저를 기하여야 함

상기 내용과 같이 연구노트를 신청합니다.

신청일자 : 20  년   월   일

연구책임자 :                 (서명 또는 인)

제주대학교 산학협력단장 귀하

검토결과
승인일자	20 . . .
연구노트번호

관리부서	담 당	팀 장	실 장	단 장

[별지 제2호서식]

연구노트 반납 의뢰서

1. 과제개요

지원기관		사업명
과 제 명
연구책임자		과 제 번 호
연구기간	~	연구비	원

2. 연구노트 반납 내역

연구노트번호
기록자	소 속		성 명	(인)
확 인 자	소 속		성 명	(인)
작성기간	~		공개등급	A / B / C / D
반납사유	과제종료․중단 / 퇴직․휴직 / 과제참여변경 / 공개 후 반납 / 기타 ( )
전자화대상문서여 부*)	O / X		변환파일 종류	파일형식 :
				파 일 명 :
특 이 사 항

*) 전자 연구노트 구현을 위해 수기로 작성된 연구노트를 PDF 등으로 디지털화 하여 파일첨부 등

3. 공개등급별 열람권한

구분	공 개 등 급	열람권한
A	• 연구노트의 내용이 대외로 유출될 경우 기관의 Know-how 축적 및 재산적 가치에 중대한 영향을 미칠 것으로 예상되는 것 또는 유사분야의 연구에 적용이 가능한 핵심적인 내용이 기술된 것	기록자 및 연구책임자
B	• 연구개발기관의 Know-how로서 재산적 가치가 큰 기술에 대한 내용을 기술한 것으로, 자체보호를 위해 열람범위를 가급적 최소한 시킨 것	연구개발과제 참여자
C	• 연구개발기관의 Know-how로서 재산적 가치가 있는 내용을 기술한 것	연구개발과제 참여자 및 연구개발과제 관련자
D	• 연구노트의 기재내용에 대하여 별도의 보호조치가 필요하지 않은 것	학내 구성원

상기 내용과 같이 연구노트 반납을 의뢰합니다.

신청일자 : 20  년   월   일

연구책임자 :                 (서명 또는 인)

제주대학교 산학협력단장 귀하

관리부서	담 당	팀 장	실 장	단 장

[별지 제3호서식]

연구노트 공개 신청서

1. 과제개요

지원기관		사업명
과 제 명
연구책임자		과 제 번 호
연구기간	~	연구비	원

2. 연구노트 공개(열람) 신청 내역

연구노트번호
기록자	소 속		성 명
확 인 자	소 속		성 명
작성기간	~		공개기간	~
공개방법	열람 / 대출 / 사본 / 기타( )		공개등급	A / B / C / D
공개대상			보관장소
공개신청사유

3. 공개등급별 열람권한

구분	공 개 등 급	열람권한
A	• 연구노트의 내용이 대외로 유출될 경우 기관의 Know-how 축적 및 재산적 가치에 중대한 영향을 미칠 것으로 예상되는 것 또는 유사분야의 연구에 적용이 가능한 핵심적인 내용이 기술된 것	기록자 및 연구책임자
B	• 연구개발기관의 Know-how로서 재산적 가치가 큰 기술에 대한 내용을 기술한 것으로, 자체보호를 위해 열람범위를 가급적 최소한 시킨 것	연구개발과제 참여자
C	• 연구개발기관의 Know-how로서 재산적 가치가 있는 내용을 기술한 것	연구개발과제 참여자 및 연구개발과제 관련자
D	• 연구노트의 기재내용에 대하여 별도의 보호조치가 필요하지 않은 것	학내 구성원

상기 내용과 같이 연구노트 공개를 신청하오니 승인하여 주시기 바랍니다.

신청일자 : 20  년   월   일

신청자 :                 (서명 또는 인)

연구책임자 :                 (서명 또는 인)

제주대학교 산학협력단장 귀하

검토결과
승인일자	20 . . .

관리부서	담 당	팀 장	실 장	단 장

[별지 제4호서식]

연구노트 분실 신고서

1. 과제개요

지원기관		사업명
과 제 명
연구책임자		과 제 번 호
연구기간	~	연구비	원

2. 연구노트 분실 내역

연구노트번호
기 록 자	소 속		성 명	(인)
확 인 자	소 속		성 명	(인)
작성기간	~		보관장소
분실사유	*필수기재

상기 내용과 같이 연구노트 분실 신고합니다.

신고일자 : 20  년   월   일

연구책임자 :                 (서명 또는 인)

제주대학교 산학협력단장 귀하

관리부서	담 당	팀 장	실 장	단 장

[별지 제5호서식]

연구노트 변경 신청서

1. 과제개요

지원기관		사업명
과 제 명
연구책임자		과 제 번 호
연구기간	~	연구비	원

2. 연구노트 변경 내역

구분	변경 전				변경 후
연구노트번호
[ ]확 인 자	소속		성명	(인)	소속		성명	(인)
[ ]작성기간	~				~
[ ]보관장소
변경사유	*필수기재

※ 기록자와 확인자는 동일인이 될 수 없음

※ 해당 변경 사항에 [∨] 체크 후, 변경 전․후 내용 기입

상기 내용과 같이 연구노트 변경 신청합니다.

신청일자 : 20  년   월   일

연구책임자 :                 (서명 또는 인)

제주대학교 산학협력단장 귀하

관리부서	담 당	팀 장	실 장	단 장